أي واحد جرّب ينظّم بطولة كوت يعرف إن الحماس يسبق الحساب. تحجز المكان، تتفق مع الشلة، تعلن التاريخ، وبعدها تكتشف بنودًا ما حسبت لها. الميزانية مو تعقيد، بس تحتاج ورقة واحدة قبل ما تبدأ.
هذا دليل عملي لبنود بطولة الكوت: على شنو تصرف، من وين تجيب المبلغ، وشلون توثّق كل دينار.
بطولة الكوت تشبه أي تجمع منظم: فيها بنود ثابتة وبنود تكبر مع عدد الفرق.
اكتب كل بند بمبلغ تقديري حتى لو ما تعرفه بالضبط. التقدير الخاطئ أفضل من خانة فاضية. وابدأ بعدد الطاولات، لأنه هو اللي يحدد الورق والمساحة واللافتات.
بطولة الديوانية بين أربع أو ست فرق تختلف كليًا عن بطولة نادي بمشاركة واسعة. لهذا لا تسأل عن سعر بطولة كوت بشكل عام، بل حدد الحجم أولًا:
قاعدة سريعة: اجمع تقديرات البنود، ثم اقسمها على عدد الفرق المتوقع. الناتج هو تكلفة الفريق الواحد، وهو الرقم الذي يحدد إذا كانت رسوم المشاركة منطقية أو مرتفعة.
رسوم المشاركة هي المصدر الأوضح. حددها بعد حساب التكلفة لا قبلها، واجعلها واضحة من أول إعلان: كم تدفع الفرق، وهل تشمل الضيافة، وهل هناك رسوم إضافية للتأخير أو الانسحاب.
الرعاة يغطون جزءًا من الميزانية، لكنهم يحتاجون سببًا. اعرض عليهم ما يستفيدونه: الشعار على الجدول والكؤوس، ذكر في منشورات البطولة، وحضور في ختامها. الرعاية الصغيرة من محل قهوة أو محل ورق لعب أقرب للنجاح من محاولة إقناع شركة كبيرة.
الحل الأكثر واقعية كثير من الأحيان: رسوم المشاركة تغطي الأساسيات، والرعاية تغطي الجوائز. وإذا كانت الجائزة كأسًا غاليًا، خصص لها بندًا وحدها حتى لا تلتهم ميزانية الضيافة.
أي بطولة فيها فلوس لازم يكون فيها دفتر واحد. شخص واحد يحتفظ بالإيصالات، ويسجل كل مبلغ دخل أو مصروف في نفس اليوم لا بعد أسبوع. والأفضل حساب منفصل للبطولة، حتى لا تختلط مصاريفها بمصاريفك.
بعد البطولة، أرسل تقريرًا قصيرًا للمشاركين والرعاة: إجمالي الدخل، إجمالي المصروف، والمتبقي وأين ذهب. هذا التقرير يبني ثقة تجعلك تنظم بطولة ثانية بسهولة، ويمنع كلام المجلس عن سوء الإدارة.
وفي كل جلسة ومباراة، تطبيق كوت سكور يساعدك في حساب نقاط جلسات الكوت ومتابعتها، وهو متوفر مجاناً على Google Play. الميزانية تحتاج ورقة، والنقاط تحتاج تطبيقًا.
ابدأ صغيرًا، وثّق كل مبلغ، وخلّ التقرير النهائي عادة سنوية. وحساب النقاط خله أسهل: تطبيق كوت سكور يساعدك في حساب نقاط جلسات الكوت ومتابعتها، نزّله مجاناً من Google Play وجرّبه في بطولتك القادمة.